Elle yapılan bir işin maliyeti çoğu zaman görünmez. Kimse “bu ay veri girişine şu kadar ödedik” diye bir fatura almaz; maliyet maaşların içinde kaybolur. Oysa basit bir hesapla bu rakamı görünür kılmak mümkündür.
Temel formül
Bir işin aylık maliyeti üç bilgiyle hesaplanır:
- Bu işi yapan kişi sayısı
- Kişi başına haftada bu işe harcanan saat
- Kişi başına işverene aylık toplam maliyet (maaş, prim ve yan haklar dahil)
Haftalık çalışma süresini 45 saat kabul edersek:
Aylık maliyet = kişi sayısı × (haftalık saat ÷ 45) × kişi başı aylık maliyet
Parantez içindeki oran, çalışanın zamanının ne kadarının bu işe gittiğini gösterir. Haftada 9 saat, 45 saatlik bir haftanın beşte biridir; yani o kişinin maliyetinin beşte biri bu işe harcanıyor demektir.
Bir örnek
Bir şirkette üç kişinin, her birinin haftada 10 saatini sipariş ve fatura bilgilerini elle girmeye ayırdığını düşünelim. Kişi başı işveren maliyeti aylık 50.000 TL olsun.
- Zaman oranı: 10 ÷ 45 ≈ 0,222
- Kişi başı aylık maliyet: 50.000 × 0,222 ≈ 11.100 TL
- Üç kişi için aylık: yaklaşık 33.300 TL
- Yıllık: yaklaşık 400.000 TL
Yani yalnız bu iş için şirket her yıl yaklaşık 400.000 TL harcıyor. Kendi rakamlarınızla aynı hesabı tasarruf hesaplayıcısında saniyeler içinde yapabilirsiniz.
Formülün göstermediği maliyetler
Yukarıdaki hesap yalnız doğrudan zaman maliyetidir. Gerçek maliyet genellikle daha yüksektir:
- Hatalar: Elle girilen veride yanlışlık kaçınılmazdır. Yanlış fatura, eksik sipariş ya da hatalı stok; düzeltme zamanı ve müşteri kaybı olarak geri döner.
- Gecikme: Bilgi bir kişinin masasında bekledikçe teklif, teslimat ve tahsilat da bekler.
- Fırsat maliyeti: Veri girişine giden saatler satışa, müşteriye ya da gelişime ayrılabilecek saatlerdir.
- Kişiye bağımlılık: İşi yalnız bir kişi biliyorsa, o kişi izne çıktığında süreç durur.
- Büyüme maliyeti: İş hacmi arttıkça elle yapılan işler için yeni kişi almak gerekir.
Doğru ölçmek için
Tahmini saatler genellikle gerçeğin altında kalır. Daha doğru bir sonuç için:
- İki hafta boyunca tekrar eden işleri ve sürelerini kayıt altına alın.
- Ayda kaç kez yapıldıklarını sayın: kaç sipariş, kaç fatura, kaç rapor.
- Düzeltme gerektiren hataları ayrıca not edin.
Otomasyon ne kadar kazandırır?
Otomasyon her zaman işin tamamını ortadan kaldırmaz; kontrol, istisnalar ve karar gerektiren adımlar insanda kalır. Bu yüzden hesaplayıcımız, işin yüzde 40 ile 70’inin otomatikleşebileceğini varsayan bir aralık gösterir. Bu bir tahmindir; gerçek oran ancak süreç incelendiğinde netleşir.
Yukarıdaki örnekte bu aralık, aylık yaklaşık 13.300 ile 23.300 TL arasında bir tasarrufa karşılık gelir.
Geri ödeme süresi
Bir otomasyon projesinin kendini ne kadar sürede ödediğini bulmak için:
Geri ödeme süresi (ay) = proje maliyeti ÷ aylık tasarruf
Örneğin 150.000 TL’lik bir proje ayda 15.000 TL tasarruf sağlıyorsa kendini 10 ayda öder; sonrası doğrudan kazançtır. Yazılımın bakım ya da lisans gideri varsa aylık tasarruftan düşülmelidir.
Sonraki adım
Hesap size anlamlı bir rakam gösteriyorsa sıradaki adım, işin hangi kısmının otomatikleşebileceğini netleştirmektir. 30 dakikalık ücretsiz ön görüşmede rakamlarınızı birlikte inceler ve gerçekçi bir tasarruf aralığı çıkarırız. Konuya genel bir bakış için iş süreçleri otomasyonu rehberimize de göz atabilirsiniz.