İş süreçleri otomasyonu, bir işletmede tekrar tekrar yapılan işlerin insan eliyle değil yazılımla yapılmasıdır. Aynı bilgiyi üç ayrı yere yazmak, her sabah aynı raporu hazırlamak ya da her siparişte aynı e-postayı göndermek bunun tipik örnekleridir.
Amaç insanları işten çıkarmak değil, zamanlarını makinenin yapabileceği işlerden kurtarmaktır. Sonuç genellikle aynı işin daha az kişiyle, daha hızlı ve daha az hatayla yapılmasıdır.
Hangi işler otomasyona uygundur?
Bir işin otomasyona uygun olup olmadığını dört soru belirler:
- Tekrar ediyor mu? Günde, haftada ya da ayda düzenli olarak yapılıyorsa adaydır.
- Kuralı belli mi? “Şu olursa şunu yap” diye anlatılabiliyorsa yazılım da yapabilir.
- Veri dijital mi? Bilgi zaten bir tabloda, programda ya da e-postadaysa otomasyon kolaylaşır.
- Hacmi yüksek mi? Seyrek yapılan bir işi otomatikleştirmek kurulumuna değmeyebilir.
Bu soruların çoğuna “evet” diyorsanız o iş iyi bir başlangıç noktasıdır.
KOBİ’lerde sık görülen örnekler
- Teklif, sipariş ve faturaların elle hazırlanması
- Excel’de tutulan stok, müşteri ya da iş takibi
- Web sitesi formundan gelen talebin elle kopyalanıp ilgili kişiye iletilmesi
- Her hafta aynı verilerden hazırlanan yönetim raporu
- Muhasebe, kargo ve e-ticaret sistemleri arasında aynı bilginin yeniden girilmesi
- Müşteriye sipariş, randevu ya da ödeme hatırlatmalarının tek tek gönderilmesi
Adım adım: nereden başlamalı?
1. İşleri listeleyin ve süresini ölçün
Ekibinizden bir iki hafta boyunca tekrar eden işleri ve her birine harcanan süreyi not etmesini isteyin. Tahmin yerine ölçüm, doğru işi seçmenizi sağlar. Bulduğunuz süreleri tasarruf hesaplayıcısına girerek bu işlerin aylık maliyetini görebilirsiniz.
2. Önce sadeleştirin
Kötü işleyen bir süreci otomatikleştirmek, hatayı yalnızca hızlandırır. Gereksiz onay adımlarını, kimsenin okumadığı raporları ve aynı bilginin iki kez istenmesini önce kaldırın. Çoğu zaman bu adım tek başına ciddi zaman kazandırır.
3. Önceliklendirin
Her işi üç ölçüyle puanlayın: harcanan zaman, yapılma sıklığı ve hatanın bedeli. En yüksek puanı alan ve kurulumu en kolay olan işle başlayın. İlk projenin hızlı sonuç vermesi, ekibin desteğini de kazandırır.
4. Doğru aracı seçin
Üç yol vardır:
- Hazır yazılım: İhtiyacınız yaygınsa (ön muhasebe, randevu gibi) hazır bir program en hızlı çözümdür.
- Programları birbirine bağlamak: Kullandığınız programlar birbiriyle konuşmuyorsa, aralarına kurulan bir bağlantı elle veri taşımayı bitirir.
- Özel yazılım: İşiniz size özgüyse ve hazır çözümler sizi zorluyorsa, işinize göre yazılmış bir panel ya da uygulama uzun vadede daha ucuza gelir.
5. Küçük başlayın ve ölçün
Tek bir süreçle başlayın, devreye alın ve önceki süreyle karşılaştırın. Kazanç ölçülebilir olduğunda bir sonraki adıma geçmek kolaylaşır.
6. Ekibi sürece katın
Otomasyonu en iyi, o işi her gün yapan kişi tarif eder. Ekibi baştan sürece katmak hem doğru çözümü bulmayı hem de yeni düzenin benimsenmesini sağlar. Kurulan sistemin nasıl çalıştığını ekibinize öğretmek de sizi tek bir kişiye ya da firmaya bağımlı kalmaktan korur.
Sık yapılan hatalar
- Her şeyi aynı anda otomatikleştirmeye çalışmak. Büyük projeler uzar, sonuç geç gelir.
- Süreci sadeleştirmeden yazılıma dökmek. Gereksiz bir adım yazılımda da gereksizdir.
- Ölçmemek. Önceki süreyi bilmezseniz kazancı da göremezsiniz.
- Ekibi dışarıda bırakmak. Kullanılmayan sistem, en pahalı sistemdir.
Otomasyon ne kadar kazandırır?
Kazanç; işe harcanan süreye, bu süreyi harcayanların maliyetine ve işin ne kadarının otomatikleşebildiğine bağlıdır. Hesabın nasıl yapıldığını elle yapılan işin gerçek maliyeti yazısında adım adım anlattık.
İşinizde nelerin otomatikleşebileceğini birlikte görmek isterseniz, 30 dakikalık ücretsiz ön görüşmede süreçlerinizi konuşur ve somut bir başlangıç noktası çıkarırız.